Amaç ve Kapsam
Madde 1.
Bu yönerge’nin amacı, Tıp Bilişimi Derneğinin düzenlediği Ulusal Tıp Bilişimi Kongrelerinin düzenlenmesinde uyulacak esasları belirlemektir. 

Tanımlar
Madde 2.
Bu yönergede geçen,

Kongre Düzenleme ve Kurullar
Madde 3.
Kongre her yıl bir kez düzenlenir.

Düzenleme Kurulu
Madde 4.
Kongre düzenleme kurulu, Dernek Yönetim Kurulunun belirleyeceği kişilerden oluşur. Düzenleme kurulunun başkanı ve bir veya daha fazla kongre sekreteri, kongre saymanı yine Dernek Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
Düzenleme kurulunun görevleri kongrenin düzenlenmesi, kongrenin duyurulması, idari ve mali kararların alınması, bilimsel danışma kurulların oluşturulması, bilimsel programın oluşturulması, kongrenin gerçekleştirilmesi, kongre sonucu ile ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesini içerir. Bilimsel danışma kurulunun başkanı da yönetim kurulu tarafından belirlenir. Bilimsel Kurul Başkanı Düzenleme Kurulu’nun üyesi olur.

Bilimsel Danışma Kurulu
Madde 5.
Bilimsel Danışma Kurulunun görevleri, kongre bilimsel programına katkıda bulunmak ve kongreye sunulmak üzere gönderilmiş olan bilimsel araştırmaların kongrede sunulmaya uygunluğunu değerlendirmektir. Bilimsel Danışma Kurulu, düzenleme kurulu tarafından uygun görülecek alanında yetkin olan kişiler arasından seçilir.

Madde 6.
Dernek YK, kongre tarihi, süresi, kongre düzenleme kurulunda görev alacak kişileri ve gereğinde ana temayı belirleyerek kongre hazırlık sürecini başlatır.

Bilimsel Program
Madde 7.
Kongrenin Bilimsel Programı, Düzenleme Kurulu tarafından, Bilimsel Kurula danışılarak belirlenir. Bilimsel Program, kongre öncesi kurslar ve ana programdan oluşur. Ana programda, ortak salon sunumları ve gerektiğinde paralel sunumlar tarzında konferans, seminer, panellere ve bilimsel araştırma sunumlarına yer verilir. Kongrede çalışma grubu toplantıları yapılabilir.

Bilimsel Bildiriler
Madde 8.
Kongrenin bilimsel çalışmalarla ilgili amacı, Tıp Bilişimi alanında yapılmış bilimsel araştırmaların duyurulması ve paylaşımıdır.
Kongrede sunulacak bildirilerin gönderilme zamanı ve şekli düzenleme kurulu tarafından belirlenerek ilan edilir. Belirlenen son bildiri gönderme tarihine kadar gelen bildiriler, en az iki hakeme gönderilerek değerlendirilir.
Kongrede sunulacak bilimsel bildiriler sözel bildiriler ve poster bildirilerden oluşur. Posterler tercihen kongre çay/kahve molalarının verildiği mekanda, bu mekanların uygun olmaması halinde diğer uygun bir yerde sergilenirler. Kongrede sunulan bütün bildirilerin (özet ya da tam metin) bir “Kongre Kitabı” ve/veya “Kongre CD’si” içinde yazılı olarak yayımlanması esastır.

Kongre İhalesi
Madde 9.
Kongre organizasyonu için YK ihale usulü ile bir organizasyon firmasını görevlendirir. İhale şartnamesi her kongreden önce YK tarafından hazırlanır. YK, ardışık iki kongre için ortak ihale açabilir.

Mali Konular
Madde 10.
Kongre bütçesinin Organizasyon firması tarafından, Kongre Düzenleme Kurulu Başkanı onayı ile hazırlanması esastır. Kongre Başkanı, gerekli gördüğü konuları Kongre Düzenleme Kurulu onayına sunabilir.
Kongrenin Platin Sponsor, Altın Sponsor, Resmi Sponsor olmak üzere üç tür sponsoru vardır. Bu sponsorlukları organizasyon firmasının hazırlayacağı şartlara uymak kaydı ile isteyen firma alabilir. Sponsorluk sayısı için üst limit yoktur. Ancak, Düzenleme Kurulu Başkanı, sponsor olarak katılımının etik nedenlerle sorun olabileceğini düşündüğü firmaları yönetim kuruluna danışabilir. Yönetim kurulunun bir firmayı sponsor olarak kabul etmeme hakkı vardır.
Yukarıda sözü edilen sponsorluklar dışında organizasyon firmasının önereceği gala yemeği sponsorluğu, açılış kokteyli sponsorluğu, Kongre kitabı sponsorluğu, kongre çantası sponsorluğu ve benzeri sponsorluk türleri oluşturulabilir.

Tanıtım ve diğer destek girdiler
Madde 11.
Kongre düzenleme kurulu, kongrenin düzenlenmesinde yardımcı olacak kaynakları sağlayacak kişi, kurum ve kuruluşların seçiminde mesleki etik kurallar gözetilir ve işbirliği yapılan kişi, kurum ve kuruluşlar Kongre Program Kitapçığında açık olarak belirtilir.

Özel Konular
Madde 12.
Kongrenin başlamasından sonra ya da bitiminden sonra, kurs, çalıştay ve benzeri aktiviteler düzenlenebilir. Bu aktivitelere katılanlara bir katılım belgesi verilebilir.

Madde 13.
Yönetim kurulu kararı ile ulusal kongre bir uluslar arası kongre ile birleştirilebilir.

Madde 14.
Kongreye kayıt ücreti ödeyecek katılanlara ve kongreye katkıda bulunmak üzere davet edilen uzmanlara bir “Kongre Katılım Belgesi” verilir.

Madde 15.
Kongre sırasında, katılımcıların hoşça vakit geçirmelerini sağlamak ve yöresel kültürü tanıtmak amacıyla sosyal etkinlikler düzenlenebilir.

Madde 16.
Bu yönergede belirtilmeyen hususlara, Kongre Düzenleme Kurulu Başkanı tarafından karar verilir. Başkan, gereğinde YK veya Düzenleme kuruluna danışır.